איך לגבות תשלום על חוג בלי לרדוף אחרי ההורים

יום ראשון בערב. אתם יושבים מול האקסל ומול הוואטסאפ ומנסים להבין מי שילם על החודש. אמא של יואב כתבה "העברתי", אבל לא ברור לאן. מישהו שלח ביט בלי הערה. ושלושה הורים פשוט עוד לא הגיעו לזה.

גבייה היא החלק שהכי שוחק בעסק של חוגים. לא כי ההורים לא רוצים לשלם. רובם רוצים, אבל הם עסוקים, והתשלום נשאר אצלם ברשימת המטלות. הסוד הוא לא לרדוף טוב יותר. הסוד הוא לבנות את הגבייה כך שכמעט לא צריך לרדוף.

שלושה כללים שחוסכים את רוב המרדף

• התשלום הוא חלק מההרשמה. כשההורה רואה את הסכום ואת הדרך לשלם באותו רגע שהוא נרשם, הוא משלם כשזה עוד בראש שלו.
• סכום אחד וברור. מחיר לתקופה, הנחת אחים שמחושבת מראש, ובלי "נסגור את זה אחר כך".
• מקום אחד שבו רואים מי שילם. לא שלוש אפליקציות, אקסל ופתקים על המקרר.

האפשרויות, אחת אחת

אין דרך אחת נכונה. לכל אמצעי תשלום יש יתרונות ועלויות, והרבה עסקים משלבים שניים. הנה מה ששווה לדעת על כל אחד.

ביט ואפליקציות תשלום

הדרך הכי מוכרת להורים בישראל. כמעט לכל הורה יש את האפליקציה, והתשלום לוקח שניות. החיסרון: הכסף מגיע בלי קשר להרשמה. אתם צריכים להתאים בעצמכם בין ההעברה לבין הילד והחוג, ובלי הערה ברורה זה מתסכל.

עלות: בין אנשים פרטיים בדרך כלל אין עמלה, אבל לקבלת תשלומים כעסק יש מסלולים עסקיים עם תנאים משלהם. בדקו מול הבנק או מול אפליקציית התשלום מה חל עליכם, וחשבו מראש גם על הקבלות.

העברה בנקאית

מתאימה לסכומים גדולים, למשל תשלום על שנה שלמה מראש. העלות בדרך כלל נמוכה. אבל ההורה צריך את פרטי החשבון, ואתם צריכים לעבור על דף החשבון ולהתאים העברות לשמות. כשבדף הבנק מופיע השם של אבא ובהרשמה רשומה אמא, זה כבר משחק זיכרון.

סליקת אשראי

ההורה משלם בכרטיס, בעמוד תשלום של חברת סליקה, ולפעמים אפשר לפרוס לתשלומים. הכסף מגיע עם פרטי העסקה, וההתאמה להרשמה יכולה להיות אוטומטית. זו הדרך הכי נוחה להורים, במיוחד כשמשלמים על שנה.

עלות: חברות סליקה גובות בדרך כלל דמי מנוי חודשיים ועמלה על כל עסקה, ולפעמים גם דמי הקמה. ההבדלים בין החברות גדולים, אז בקשו הצעה כתובה ושאלו על כל סעיף, כולל עמלה על עסקה בתשלומים ועל החזרים.

הוראת קבע

מתאימה לחוג שמשלמים עליו כל חודש לאורך השנה. ההורה חותם פעם אחת, והחיוב יורד לבד. פחות מרדף, אבל יש עבודה בהקמה: טופס הרשאה לבנק או לחברת האשראי, ומעקב אחרי חיובים שחזרו. גם כאן יש עמלות על ההקמה ועל הגבייה, שמשתנות לפי הבנק או הספק. וזכרו שהורה יכול לבטל את ההרשאה, אז עדיין צריך לראות שהכסף באמת נכנס.

מזומן

עדיין קיים, בעיקר בשיעור בודד או בסדנה. אם אתם מקבלים מזומן, רשמו אותו מיד, באותו מקום שבו אתם רושמים את כל השאר. מזומן שלא נרשם הוא מזומן שנשכח.

מתי לבקש את הכסף

הכי קל לגבות לפני שהחוג מתחיל, לא באמצע. תשלום מראש על תקופה, למשל שלושה חודשים או מחצית, חוסך גבייה חודשית ונותן לכם תמונה ברורה של העונה. מי שמצטרף באמצע התקופה משלם רק על המפגשים שנשארו.

ב-Classo Club, בחוג שבועי הסיכום בהרשמה מציג את כל המפגשים שנותרו עד סוף התקופה ואת המחיר שלהם. מי שמצטרף באמצע רואה מחיר יחסי, למשל 4 מתוך 6 מפגשים, כך שלא צריך לחשב ולהסביר כל פעם מחדש.

ומה עם מי שלא משלם בכלל? כתבו מראש, בתנאי ההשתתפות, מה קורה כשתשלום לא מגיע עד תאריך מסוים. כשהכלל כתוב וההורה אישר אותו בהרשמה, השיחה הרבה פחות לא נעימה.

איך זה עובד ב-{brand} היום

Classo Club לא נוגעת בכסף ולא לוקחת עמלה על תשלומים. הכסף עובר ישירות לעסק. כרגע הדרך לגבות היא ביט, עם סימון ידני של מי ששילם:

1. בהגדרות, תחת סליקה, מפעילים "תשלום בביט (ידני)" ומזינים את מספר הנייד שמחובר לביט. אפשר להוסיף שם מקבל והוראות קצרות להורים.
2. ההורה נרשם מהטלפון. ההרשמה מאושרת מיד והמקום שמור.
3. בעמוד האישור, במייל ובאזור האישי ההורה רואה את הסכום, את מספר הביט עם כפתור העתקה, ומה לכתוב בהערה: שם המשתתף ושם הפעילות.
4. כשהכסף נכנס, אתם מסמנים בהרשמה "שולם", מקלידים את הסכום שהתקבל ובוחרים אם זה ביט או תשלום ידני, כמו מזומן או העברה.

ההערה בביט היא החלק החשוב. כשבהעברה כתוב "נועה כהן, חוג שחייה", ההתאמה לוקחת שנייה. אפשר לסמן כך כל הרשמה, גם של הורה ששילם בהעברה בנקאית או במזומן, ונשמר מי סימן ומתי.

ברשימת ההרשמות לכל הרשמה יש תג: "שולם", "שולם חלקית" או "לא שולם". מעל הרשימה מופיע סיכום, למשל "3 לא שילמו · ₪450 פתוח", עם קישור ישר לרשימה של מי שעוד לא שילם. במקום לעבור על הודעות, אתם יודעים בדיוק למי לכתוב.

תשלום באשראי דרך Classo Club יגיע בקרוב. כשהוא יהיה מחובר, ההורה ישלם בעמוד התשלום של חברת הסליקה של העסק, והכסף יעבור ישירות אליכם. עד אז הגבייה היא בביט, עם סימון ידני.

עוד שני דברים שעוזרים: הנחת אחים מחושבת אוטומטית כשמשפחה רושמת כמה ילדים באותה הרשמה, וקופון עם תאריך תפוגה מאפשר הנחה להרשמה מוקדמת בלי חישובים ביד. ראו קופונים והנחת אחים. כל ההגדרות של התשלום מוסברות ב-תשלומים וחיבור לסליקה.

מה לכתוב להורים

גם הנוסח עושה הבדל. הודעה כמו "מי שעוד לא שילם, בבקשה להסדיר" בקבוצה הכללית מביכה את כולם ולא באמת עובדת. עדיפה הודעה אישית וקצרה, עם הסכום ועם הדרך לשלם:

"היי, תזכורת קטנה לתשלום על חוג השחייה של נועה לתקופה הזאת: ₪450. אפשר בביט למספר שמופיע במייל ההרשמה, עם השם של נועה בהערה. תודה!"

כשמדובר בכמה הורים, הרשימה של מי שלא שילם חוסכת את החלק הכי מעייף: להבין למי בכלל צריך לכתוב. ומשם זו כבר הודעה של דקה.