איך לנהל רשימת המתנה וביטולים בגלל מזג אוויר
פורסם · 5 דקות קריאה
קבוצה מלאה, ים סוער, גשם ביום של חוג בחוץ: איך מנהלים רשימת המתנה בצורה הוגנת, מודיעים להורים על ביטול, ונותנים זיכוי למפגש השלמה בלי עשרות הודעות.
בעסק של פעילויות יש שני רגעים שגוזלים הכי הרבה טלפונים. הראשון: הקבוצה מלאה, ועוד חמישה הורים רוצים מקום. השני: חמש בבוקר, הים סוער, ועכשיו צריך להודיע לשלושים משפחות שהשיעור לא מתקיים.
שני הרגעים האלה יכולים לעבור בשקט. צריך רק כללים ברורים מראש, ודרך אחת קבועה לעדכן את כולם. במאמר הזה נעבור על שניהם.
חלק ראשון: רשימת המתנה
רשימת המתנה טובה היא קודם כל הוגנת. הורה שנרשם ראשון לרשימה צריך לקבל ראשון את המקום שמתפנה. ברגע שזה לא קורה, מתחילים טלפונים, ומתחילים גם כעסים.
איך בונים רשימה פשוטה
- קובעים מקום אחד לרשימה. גיליון, פתק קבוע בטלפון או טבלה. לא שלוש קבוצות וואטסאפ שונות.
- רושמים לכל פנייה: תאריך ושעה, שם ההורה, שם הילד, גיל, טלפון, ולאיזו קבוצה או שעה זה מתאים.
- אומרים להורה בכנות באיזה מקום הוא ברשימה, ושאין הבטחה.
- כשמתפנה מקום, פונים לפי הסדר.
- נותנים זמן תגובה קצר וברור, למשל 24 שעות. אם אין תשובה, עוברים לבא בתור.
- מעדכנים את הרשימה מיד: מי קיבל מקום, מי ויתר, מי לא ענה.
כדאי לכתוב את הכללים בדף הפעילות או בהודעה הראשונה להורה: "המקומות מתפנים לפי סדר הפנייה, ויש 24 שעות לאשר". כשהכלל כתוב, אף אחד לא מרגיש שעקפו אותו.
ועוד דבר קטן שעושה הבדל: כשמישהו נכנס לרשימה, תגידו לו גם מה האפשרויות האחרות. אולי יש מקום בקבוצה של יום אחר, או בשעה מוקדמת יותר. הרבה הורים מעדיפים מקום עכשיו ביום פחות נוח מאשר המתנה בלי סוף. ככה גם הרשימה נשארת קצרה ואמיתית.
מתי מקום באמת מתפנה
מקום מתפנה כשמשתתף מבטל, כשמשפחה עוברת לקבוצה אחרת, או כשאתם מחליטים להוסיף מקום. כדאי לבדוק את זה בכל פעם שמבטלים הרשמה, ולא רק כשמישהו מתקשר לשאול.
מה זה אומר ב-Classo Club? אין היום רשימת המתנה מובנית במערכת, אז את הרשימה עצמה מנהלים בצד. אבל כמה דברים כבר עושים חלק מהעבודה:
- כשמפגש מלא, ההורה רואה בעמוד שהפעילות מלאה, ולא נשאר לו טופס ריק להתייאש ממנו. מכאן הוא פונה אליכם, למשל בכפתור הוואטסאפ שבדף העסק.
- הורה שרוצה לבטל שולח "בקשת ביטול" מהאזור האישי. אתם רואים אותה בהרשמה, יחד עם מדיניות הביטול, ומחליטים.
- אחרי שאתם מבטלים הרשמה, המקום פנוי. שולחים להורה הבא ברשימה את הקישור לדף הפעילות, והוא נרשם, חותם על הצהרת הבריאות ומשלם בעצמו.
- אפשר לשנות את מספר המקומות בכל מפגש בנפרד, אם החלטתם לפתוח עוד מקום אחד. ראו יצירת פעילות ומועדים.
היתרון של שליחת קישור, במקום לרשום את ההורה בעצמכם: ההורה ממלא את הפרטים, חותם ומשלם, ואתם לא מקלידים כלום. כשההרשמה נשלחת המקום נשמר לו לרבע שעה, כדי שיספיק לשלם. ההסבר המלא נמצא באיך הורים נרשמים.
חלק שני: ביטולים בגלל מזג אוויר
בבית ספר לגלישה, בחוג רכיבה או בסדנה בחוץ, ביטול בגלל מזג האוויר הוא לא אם אלא מתי. מה שמבדיל בין בוקר רגוע לבוקר של עשרות הודעות הוא ההכנה.
לפני העונה: כתבו את המדיניות
מדיניות טובה עונה מראש על שלוש שאלות:
- מי מחליט ומתי. למשל: ההחלטה מתקבלת עד שעתיים לפני השיעור, לפי תחזית הגלים או הרוח.
- איך מודיעים. ערוץ אחד קבוע, כדי שההורים יידעו איפה לחפש.
- מה מקבלים. מפגש השלמה, זיכוי או החזר, ובתוך כמה זמן אפשר לנצל אותו.
כדאי לכתוב את זה במדיניות הביטול של הפעילות, כדי שההורים יאשרו אותה כבר בהרשמה. ככה אין הפתעות ביום הסוער.
ביום עצמו: ביטול אחד, הודעה לכולם
הטעות הנפוצה היא לעדכן כל הורה בנפרד. זה לוקח שעה, ותמיד מישהו מפספס. ב-Classo Club מבטלים מפגש מלוח הזמנים:
- פותחים את המפגש ולוחצים "בטל מפגש".
- בוחרים סיבה: "ים / מזג אוויר". אפשר להוסיף הערה קצרה, למשל "הגלים גבוהים מדי היום, נתראה בשבוע הבא".
- משאירים מסומן "צור זיכוי למפגש השלמה".
- לוחצים "ביטול המפגש ושליחת הודעה".
כל הרשמה מאושרת מקבלת מייל אחד עם הביטול, והמפגש מתבטל גם ביומן של ההורים, באותו אירוע שהם שמרו בהרשמה. כל משתתף מקבל זיכוי. שליחה בוואטסאפ תגיע בקרוב, ובינתיים ההודעה יוצאת במייל.
מה לכתוב בהערה להורים
ההערה הקצרה שמצרפים לביטול חוסכת את רוב השאלות שמגיעות אחר כך. כדאי שתענה על שלושה דברים:
- למה: "הרוח חזקה מדי לשיעור בטוח" מספיק. לא צריך לפרט תחזית שלמה.
- מה עכשיו: שהמשתתפים מקבלים זיכוי, ומתי בערך יתקיים מפגש ההשלמה.
- למי לפנות: אם יש שאלה, איפה הכי נוח לכם לקבל אותה.
לא מבטלים בטעות. ביטול מפגש אי אפשר לבטל, ואם הים נרגע תצטרכו ליצור מפגש חדש. לכן כדאי לחכות להחלטה סופית לפני הלחיצה.
אחרי הביטול: מפגש השלמה
זיכוי שאף אחד לא מנצל מתסכל את ההורים, וגם אתכם. לכן כדאי לקבוע מראש מתי מתקיימים מפגשי השלמה, למשל בשישי בבוקר או בשבוע שאחרי.
בפרטי ההרשמה רואים את הזיכויים של כל משתתף. "שבץ למפגש השלמה" מציג מפגשים קרובים שיש בהם מקום פנוי, ו"שיבוץ ושליחת אישור" שולח להורה הזמנה ליומן. ההורים רואים את הזיכויים שלהם באזור האישי, אז הם יודעים שהמפגש לא הלך לאיבוד.
אפשר גם לקבוע תוקף לזיכויים בהגדרות, תחת "תוקף זיכוי (בחודשים)". תוקף ברור, למשל שלושה חודשים או עד סוף העונה, עוזר לסגור את העונה בלי זיכויים פתוחים. כל השלבים מפורטים בביטול מפגש וזיכויים.
כשהשניים נפגשים
רשימת המתנה וביטולים קשורים יותר ממה שנראה. מפגש השלמה צריך מקום פנוי, ומקום פנוי הוא בדיוק מה שהורים ברשימת ההמתנה מחכים לו. לפני שאתם מציעים מקום לבא בתור, בדקו כמה מקומות אתם צריכים להשאיר להשלמות בשבועות הקרובים.
ואם הרשימה ארוכה והזיכויים מצטברים, אולי זה הזמן לפתוח עוד קבוצה. הורים שחיכו יירשמו אליה מהר, וגם על זה כתבנו בהרשמה לחוגים לפני ספטמבר: צ'קליסט לפתיחת שנה.
שאלות נפוצות
- כמה זמן לתת להורה לאשר מקום מרשימת ההמתנה?
- אין כלל אחד, אבל 24 שעות זה זמן סביר לרוב החוגים. לפני תחילת עונה, כשהביקוש גבוה, אפשר לקצר. העיקר שהכלל יהיה כתוב וזהה לכולם.
- האם חייבים להחזיר כסף על שיעור שבוטל בגלל מזג אוויר?
- זה תלוי במדיניות הביטול שלכם ובמה שההורים אישרו בהרשמה. לשאלות משפטיות על החזרים כדאי להתייעץ עם עורך דין או עם הגוף המקצועי הרלוונטי.
- ההורים יקבלו הודעה על הביטול בוואטסאפ?
- היום ההודעה נשלחת במייל, והאירוע ביומן של ההורים מתעדכן. שליחה בוואטסאפ תגיע בקרוב.
- יש במערכת רשימת המתנה אוטומטית?
- עדיין לא. היום מנהלים את הרשימה בצד, וכשמתפנה מקום שולחים להורה הבא את הקישור להרשמה.